П’ять помилок компаній при облаштуванні віддалених робочих місць

Пандемія стала новою реальністю для компаній в усьому світі, яка вимагала значних змін у тому, як вони працюють. Звичайний режим роботи, коли всі працюють в офісі, спочатку став неможливим, а потім – недоречним. Багатьом організаціям довелося оперативно перейти на дистанційну роботу. 

За різними оцінками, під час піку пандемії близько 70% штатних працівників працювали вдома. Навіть зараз, коли пандемія пішла на спад, віддалена робота залишається з нами. Близько 92% опитаних співробітників хотіли б й надалі працювати вдома принаймні один день на тиждень, або більше. 

Ця трансформація змусила компанії переглянути інструменти та політики, які вони використовували досі. Багато бізнесів повністю перебудували засади роботи. Щоб створити гібридні команди, їм довелося перейти на хмарний цифровий робочий простір. 

Подібний перехід має низку беззаперечних переваг, зокрема: 

• Зменшення витрат, як для працівників, так і для роботодавців; 

• Кращий work-life баланс; 
• Покращення морального стану співробітників; 
• Той самий, або навіть вищий рівень продуктивності; 
• Більша гнучкість в обслуговуванні клієнтів. 

Проте перехід на «цифрові робочі місця» також приніс нові виклики та ризики: 

• Більш вразливі мережі та кінцеві точки; 
• Співробітники не відчувають себе частиною колективу; 
• Проблеми зі спілкуванням в команді; 
• Труднощі зі звітністю; 
• Підвищений ризик витоку даних. 

Приблизно у 20% компаній сталися витоки даних через помилки віддалених працівників.  

Щоб подолати труднощі та насолоджуватися «плюсами» потрібні час та зусилля. До того ж часто доводиться звертатися по допомогу до кваліфікованих ІТ-фахівців, щоб уникнути помилок, які дорого коштуватимуть в майбутньому. 

Наводимо п’ять найпоширеніших помилок компанії під час переходу на віддалений або гібридний режим роботи (у статті використано дані звіту IGLOO). 

1. Неналежне впорядкування файлів у хмарі. 

Коли компанії налагоджують віддалені робочі процеси, файли зберігаються в хмарному середовищі. Якщо ці хмарні середовища не впорядковані належним чином, знайти потрібні файли дуже важко.  

Близько 51% співробітників не ділитися документами з колегами саме з цієї причини: вони не могли знайти потрібний документ, або вважали, що його буде надто важко відшукати. Зважаючи на те, що цей відсоток зростає, бачимо, що ця проблема загострюється. 

Отже, як полегшити пошук файлів у спільному хмарному сховищі:  

• Зробіть просту структуру файлів (2-3 папки); 
• Розробіть уніфіковану ієрархію та найменування; 
• Не створюйте окрему папку для менш ніж 10 документів; 

• Архівуйте та видаляйте старі файли щомісяця. 

2. Залишення віддалених працівників поза комунікацією. 

Чимало компаній не подолали бар’єра у комунікації між працівниками, що працюють в офісі та їх колегами, які працюють віддалено. Майже 60% віддалених працівників визнають, що вони пропускають важливу інформацію через те, що  багато питань обговорюється в офісах особисто. Продуктивність роботи страждає, коли співробітники в офісі приймають рішення, не беручи до уваги колег, які працюють віддалено. Менеджери та керівники повинні бути ініціаторами зміни цієї культури.  

3. Заборона несанкціонованого використання хмарних програм

Несанкціоноване використання хмарних програм (також відомих як Shadow IT або Тіньове ІТ) було проблемою ще до пандемії. Вона ще більше загострилася після того, як люди почали працювати вдома та використовувати власні пристрої. Більше половини (57%) співробітників працюють принаймні з однією неавторизованою програмою під час виконання робочих задач. Це значно підвищує ризики компаній, зокрема: 

• Витік даних через використання ненадійних програм; 
• Порушення правил роботи з конфіденційними даними; 
• Збільшення витрат через надмірне використання платних програм; 
• Дані компанії страждають через непрозорість; 
• Якщо співробітник іде з компанії, колеги не можуть отримати доступ до даних та документів.  

4. Віддалена праця не завжди означає роботу з дому.

Віддалені співробітники не завжди працюють з дому, підключившись до домашнього Wi-Fi. Вони можуть працювати в аеропортах, готелях, місцевих кав’ярнях тощо. Компанії, які належним чином не захищають власні дані серйозно ризикують. Загальнодоступні мережі сумно відомі завдяки атакам типу «людина посередині»: хакер підключається до публічної мережі, а згодом, за допомогою певного програмного забезпечення отримує доступ даних, які інші користувачі передають у тій самій мережі.  

Рекомендується використовувати корпоративну VPN для всіх типів та видів віддаленої роботи. VPN є досить недорогим та простими у використанні рішенням. Співробітники просто вмикають його на своїх пристрої, а програма пересилає дані через безпечні зашифровані сервери. 

5. Використання інструментів неефективних інструментів комунікації. 

Близько 85% віддалених працівників кажуть, що вони зазвичай мають технічні проблеми протягом 1-2 зустрічей. Взагалі, навряд чи можливо провести віртуальну зустріч без жодної технічної проблеми. Комунікація — це масло, яке змушує працювати двигун цифрового робочого світу. Продуктивні хмарні відеодзвінки, аудіодзвінки та чати залежать від правильно обраної технології. Це сприяє ефективній роботі.  

Не обирайте першу-ліпшу програму – перевірте, як працюють різні інструменти, попросіть професійну допомогу із налаштуванням, переконайтеся, що ваша команді має обладнання для забезпечення безперебійного спілкування: гарнітури, настільні набори VoIP, веб-камери тощо. 

Хочете підвищити продуктивність вашого гібридного офісу?

Зв’яжіться з нами та заплануйте технологічну консультацію. Ми можемо допомогти вам підвищити продуктивність вашого гібридного або віртуального офіса.