5 чудових рішень для гібридного офісу від Microsoft 365

«Гібридний офіс» – це вираз-мейнстрім у сучасному діловому світі, що вживається для позначення команд, які працюють як в офісі, так і вдома. Протягом останніх років ця тенденція набрала обертів та перетворилась на нову реальність для багатьох компаній. Опитування, проведене серед співробітників, які можуть працювати віддалено, показало, що станом на лютий 2022 року 42% респондентів обирають гібридний розклад, а 39% надають перевагу роботі з дому.

Поштовхом до подібної трансформації стала глобальна пандемія, яка змусила людей залишатися вдома та, за можливості, працювати віддалено. За цей час і роботодавці, і працівники на власному досвіді пересвідчилися у перевагах гібридного формату роботи. По-перше, це значна економія коштів для власників бізнесу та співробітників, по- друге – більша гнучкість та покращення емоційного стану членів команди. Чимало роботодавців побоювалися, що гібридний формат роботи негативно відобразиться на продуктивності праці, проте – на превеликий подив – продуктивність не тільки не знизилася, але й за зросла за багатьма показниками.

Близько 63% компаній, які швидко розвиваються, обирають гібридний формат роботи, який дозволяє забезпечити ефективне виконання поточних задач з будь-якої локації. Проте, для того, щоб підтримувати продуктивність, члени команди повинні завжди залишатися на зв’язку, а для цього потрібні правильні технологічні інструменти.

Одним із лідерів у цій сфері є Microsoft. Цього року компанія планує представити кілька цікавих новинок, які надаватимуть компаніям ще більше можливостей для організації роботи у розподілених командах. Деякі з анонсованих функцій вже доступні, на інші очікуємо протягом року.

1. Розширений функціонал Microsoft Teams

Microsoft Teams – це набагато більше, ніж просто додаток для спілкування. Це віртуальний комунікаційний хаб з розширеними можливостями для проведення відео зустрічей, обміну файлами та повідомленнями, та надійним кібер захистом. Протягом останніх 5 років MS Teams значно еволюціонував, і компанія продовжує додавати до платформи нові корисні функції. Наприклад:

• Можливість реєстрації на вебінари;
• Режим Presenter (Доповідач) для більш професійної віртуальної присутності;
• Надійніша кібербезпека завдяки таким функціям, як розумні посилання та розумні додатки;
• Система бізнес-телефонії VoIP
• Компонент «метавсесвіту» під назвою Mesh for Teams

2. Нові параметри призначення зустрічей в Outlook

Одна з проблем, яка виникає, коли члени команди працюють у різних місцях, полягає в тому, як дізнатися, чи зможуть колеги взяти участь у зустрічі, а також як повідомити колег, чи працюєте ви вдома чи в офісі.

Щоб допомогти гібридним командам краще координувати свої дії, Outlook пропонує нову функцію, яка дозволить користувачам відповідати на запрошення на зустріч та інформувати про віртуальну або фізичну присутність.

3. Нові фонові заставки для кращого ефекту присутності

Домашня обстановка на тлі відео ваших колег може відволікати від робочих задач. Не менш проблематичним є положення веб камери: в одних людей обличчя займає 80% екрану, в інших – лише 20% через відстань до об’єктиву. Нова смарт камера Surface Hub 2S дозволить покращити кадрування обличчя для ефективнішої командної взаємодії. У новій камері є налаштування, які дозволять робити зображення обличь чіткішими, а також зберігати природні пропорції. Відео автоматично переналаштовуватиметься, якщо учасник виходить з кімнати, або заходить до неї.

4. Кращі можливості для використання PowerPoint під час відео презентацій

Користувачі досить часто демонструють свій екран під час відеодзвінків та презентують ідеї за допомогою PowerPoint. Під час віртуальних зустрічей складніше залучати аудиторію до командної роботи, зокрема через відсутність можливості встановлення зорового контакту або використання невербальних засобів комунікації. Скоро в Teams з’явиться нова функція під назвою Cameo. Вона дозволить вам легко інтегрувати PowerPoint з Teams і надасть вам змогу самостійно вирішувати, як саме виглядатиме ваша презентація під час демонстрації відео. Ще одне доповнення — студія звукозапису Recording Studio. Ця нова функція для PowerPoint дозволяє записувати відео професійної якості просто в додатку.

5. Допомога з презентаційними навичками

Протягом останніх років Microsoft додала багато функцій з використанням штучного інтелекту до Microsoft 365. Одна з таких нових функцій спрямована на покращення віртуальних презентацій і має назву Speaker Coach. Це ваш особистий тренер з презентаційних навичок, який допоможе вам доповідати у віртуальному форматі так само вправно, як і в офлайн режимі.

Віртуальний помічник допоможе вам звернути увагу на такі моменти:

• Тавтологія
• Використання слів- паразитів
• Темп мовлення
• Паузи
• Інтонації
• Перекриття динаміків тощо

Якщо вам потрібна допомога з Microsoft 365 – звертайтесь до нас!

Microsoft 365 має чимало корисних функцій. Але деколи потрібна допомога професіоналів для того, щоб розібратися з усім цим розмаїттям. Ми допоможемо вам максимально використовувати корисні функції Microsoft 365 для розвитку вашого бізнесу.