fbpx

Тайм менеджмент в ІТ індустрії та не тільки

Тайм менеджмент в ИТ

Звісно, ІТ – це найдинамічніша галузь, а тому повільно працювати в розслабленому режимі тут не вийде. ІТ спеціалістам, окрім власне роботи, потрібно постійно навчатися, опановувати нові технології, які виникають з космічною швидкістю, обмінюватися досвідом з колегами та вирішувати ще десятки задач. Та й скільки б не існувало систем, методів та інструментів управління часом, в роботі завжди є місце форс-мажорним обставинам. Але все ж таки, спробуємо навести лад у наших 24 годинах.

Отже, з чого починається тайм-менеджмент?

Постановка цілей

Перший та найважливіший крок у плануванні часу – визначити зрозумілу досяжну мету. Для цього фахівці рекомендують використовувати технологію SMART, яка допомагає правильно сформулювати ціль. Згідно цієї техніки, ціль повинна відповідати п’яти критеріям, які власне і зашифровані у її назві.

S – Specific

M – Measurable

A – Aggressive, Achievable

R – Relevant, Resource

T – Time-bound

Після того, як головна мета сформульована, за допомогою цієї ж техніки можна прописати дрібніші задачі, які допомагають її досягати. Таке «дерево» цілей з чітко визначеним набором конкретних задач становитимуть основу майбутнього розпорядку дня. Приміром, ви запланували пройти важливу галузеву сертифікацію. Це – ваша головна мета. Визначте, де і як саме ви проходитиме навчання, задайте певні часові рамки на досягнення мети, ресурси – скільки годин на тиждень ви маєте приділяти навчанню та практиці, і вперед – до цілі.

Визначення пріоритетів

Після визначення цілей та супутніх задач, ймовірно, у ваших руках опиниться чималий список, від одного тільки погляду на який стає моторошно. Отже, прийшов час розставити пріоритети. Спробуйте скористатися матрицею Ейзенхауера для впорядкування вашого to-do-list. Згідно цієї методики, усі задачі можна розділити на 4 категорії:

  • Термінові й важливі
  • Важливі, але не термінові
  • Термінові, але не важливі
  • Не термінові і не важливі

Розподіліть задачі з вашого списку по відповідних секторах і виконувати заплановане буде простіше.

Розробка детального плану на певний період часу

Фахівці радять планувати час на тиждень вперед. Усі робочі та супутні задачі на тиждень розподіляються по днях таким чином, щоб максимальна кількість справ опинилась у категорії «важливі, але не термінові». Крім щотижневого плану необхідно складати план на день. Найкращий час для цього – вечір напередодні.

Під час складання щоденних планів:

  • Враховуйте власні біоритми. Плануйте виконання складних і важливих справ на час, коли ви на піку активності: для когось це ранок, а хтось плідно працює ближче до вечора.
  • Пам’ятайте про правило 1-3-5. Не плануйте на один день більше, ніж 9 задач. Намагайтеся спочатку виконати одну велику, яка задаватиме позитивний ритм цілому робочому дню. Потім можна братися до трьох справ «середнього» рівня складності, а на завершення залишити п’ять дрібних. Цей самий принцип дозволяє розподіляти задачі не за складністю, а за важливістю та терміновістю.

Отже, з тим, що варто робити для підвищення власної продуктивності та ефективного керування часом, ми вже визначилися. А чого робити навпаки – не варто?

Занадто ускладнювати задачу

Генрі Форд казав: «Ніщо не є складним, якщо розбити задачу на дрібні складові частини». Цю пораду варто взяти до уваги: якщо завдання велике та неосяжне: розділіть його на кілька складових і виконуйте поступово.

Вдаватися до багатозадачності

Здатність ефективно робити кілька справ одночасно – це шкідливий міф, який заважає концентрації, призводить до перевтомлення та руйнує самооцінку. Виконуйте задачі по черзі та поступово викреслюйте їх з переліку справ на день.

Не відпочивати

Плануйте ваш відпочинок: під час розподілу справ на день передбачте час на прогулянку, спорт, хобі, спілкування з друзями тощо. І звичайно, не забувайте про здоровий сон, який дає вашому мозку можливість «перезавантажитись» та підтримувати працездатність на стабільно високому рівні.

Технології, які нам допомагають:

У сучасному цифровому світі існує безліч програм та додатків, які допомагають організовувати роботу і відстежувати продуктивність.

«Найчастіше у щоденній роботі мені допомагає низка додатків, серед яких MS Outlook, де я фіксую задачі, складаю розклад зустрічей, зберігаю певні важливі дати – професійні свята, дні народження колег, друзів, партнерів тощо, – розповідає маркетинг менеджер Klik Ukraine Віта Черпак. – Для спільної роботи з текстами та документами мені найбільше подобається Google Docs, а зберігаю файли я у One Drive».

Більшість програм для організації роботи містять планувальник або віртуальну дошку для розміщення задач та відстеження статусу їх виконання. Один із найпопулярніших додатків цього типу – Trello. ____(должность) у Klik Ukraine Станіслав Пшебильський вважає цю програму вдалим вибором для планування роботи.

Окрім Trello до переліку програм, рекомендованих фахівцями Klik Ukraine увійшли ConnectWiManager, MS Teams, SharePoint online, OBS Studio для запису начальних відео, а також… старі перевірені ручка та блокнот.

До речі, психологи вважають, що фіксування задач саме в письмовому, а не в цифровому форматі сприяє кращій концентрації та допомагає максимально зосередитися.

Виникли питання?

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *