Сім професійних порад щодо користування Microsoft 365

Microsoft 365 – найпопулярніший з усіх офісних програмних продуктів. Він впевнено утримує лідерство з 48,8% світового ринку, випереджаючи на кілька десятих відсотка програмні продукти Google. Його обирають індивідуальні користувачі, малі та середні бізнеси, а також великі корпоративні клієнти, адже в Microsoft 365 є все, що потрібно сучасному офісу: від роботи з текстами і таблицями до хмарного сховища та функціоналу для проведення відеоконференцій. Оскільки Microsoft 365 — це величезна платформа, яка об’єднує понад 20 програм, деякі корисні функції легко пропустити. Приміром, залежно від тарифного плану, Microsoft 365 може включати:

· Excel

· Word

· Powerpoint

· Outlook

· To Do

· OneDrive

· Teams

· Forms

· Defender

· SharePoint

· Yammer

· Lists

· Access

· Bookings

· Intune

· Planner

· Visio

· Та багато інших додатків.

Давайте детальніше розглянемо деякі функції Microsoft 365, про які ви могли досі не знати.

1. Використовуйте функцію пошуку замість перегляду рядку меню.

Це трапляється з кожним: ви знаєте, що в додатку можна виконати певну дію, але не можете знайти відповідний пункт в меню. Наприклад, змінити розмір поля у Microsoft Word. Ви можете згаяти чимало часу, переглядаючи одну за одній усі вкладки меню, тому краще скористайтеся пошуковим рядком вгорі. З його допомогою ви не лише можете знайти теми у розділі «Допомога», але й основні налаштування, такі, як поля, орієнтація сторінки тощо.

2. Використовуйте безкоштовні зображення, фото та іконки

Красиві візуальні елементи час від часу потрібні кожному з нас – для брошур, презентацій, веб-сайтів тощо. Але чимало якісних зображень недоступні безкоштовно. Пошук Google не допоможе вам повною мірою, адже деякі зображення можуть бути захищені авторським правом, що унеможливлює їхнє використання в комерційних цілях.

У Word, Excel і PowerPoint є власний банк зображень, відео, піктограм та навіть 3D-моделей, які ви можете безкоштовно використовувати в маркетингових цілях. Перейдіть до вкладки «Вставити»( Insert) > «Зображення» (Pictures)> «Стокові зображення» (Stock images). Обирайте те, що вам потрібно, та за допомогою одного лише кліка вставляйте безпосередньо в таблицю або презентацію.

3. Заощаджуйте час, використовуючи типи даних в Excel

Дослідження певних типів даних, таких як населення міста чи харчова цінність нового меню, може тривати кілька днів. А чи знаєте ви, що з Excel ви маєте доступ до величезного масиву даних? В «типах даних» (data types) Excel ви можете знайти інформацію за різною тематикою: від хімічних формул до поз йоги.

Завантажуйте їх у кілька простих кроків:

• Створіть список

• Виділіть його

• Оберіть вкладку Дані (Data)

• У вікні «Типи даних» (Data Type) оберіть потрібний вам розділ (наприклад, «Їжа», «Рослини» тощо)

• Натисніть маленьку піктограму бази даних, яка з’явиться у верхній частині списку

• Виберіть потрібний вам тип даних.

• Інформація автоматично розміщуватиметься у наступному відкритому стовпчику праворуч для кожного елементу списку.

4. Проводьте опитування просто та швидко за допомогою Microsoft Forms

Microsoft Forms — один з найбільш крутих та найменш відомих інструментів M365. Цей додаток поєднує у собі конструктор анкет та хмарний «опитувальник». Ви отримуєте результати миттєво, як тільки ваші респонденти натискають кнопку «Надіслати». MS Forms дає можливість завантажувати результати одразу в Excel, приміром, для побудови графіків та візуалізації отриманої інформації.

5. Прокачуйте ваші презентаційні навички з Presenter Coach від Power Point

Чи хвилюєтеся ви перед виступом з презентацією для клієнтів або колег? Багато хто відчуває дискомфорт під час публічного мовлення, навіть коли йдеться про віртуальні зустрічі. PowerPoint має корисну функцію на базі штучного інтелекту під назвою Presenter Coach. Увімкніть її під час підготовки до презентації та отримайте поради щодо темпу вашого мовлення, використання слів-паразитів, занадто довгих пауз, тавтології тощо. Шукайте “Rehearse with Coach” в рядку меню.

6. Зберігайте шаблони повторюваних електронних листів в Quick Parts в MS Outlook

Якщо ви надсилаєте електронні листи з однаковими абзацами тексту, приміром, роз’яснення, як зв’язатися зі службою підтримки, або маршрут до вашого офісу, ви можете суттєво заощадити час завдяки функції Quick Parts, яка зберігає, а потім вставляє блоки тексту в електронні повідомлення.

• Створіть Quick Part, виділивши текст для збереження в електронному листі.

• У меню «Вставка» (Insert) оберіть Quick Part

• Збережіть потрібний фрагмент.

Коли вам знадобиться цей текст, ви знайдете його в тому самому пункті меню та вставите одним кліком у потрібний вам електронний лист.

7. Створіть комбінацію клавіш для вставки тексту без форматування.

Комбінації клавіш чудово економлять час. Але «гарячі клавіши» існують не для усіх потрібних вам команд. Чудова новина – ви можете створити свої власні. Приміром, для функції MS Word «Вставити, як текст» – тобто без жодного форматування. Ось, як це робиться:

– Оберіть «Файл» (File)> Опції (Options).

– Клікніть «Налаштувати стрічку» (Customize Ribbon).

– Внизу, поруч із пунктом меню «Гарячі клавіші» (Keyboard shortcuts), оберіть «Налаштувати» (Customize).

– Прокрутіть вліво до «Всі команди» (All Commands).

– Знайдіть «Вставити лише текст» (PasteTextOnly)

– Введіть вашу комбінацію клавіш, потім натисніть «Призначити» (Assign).

Потрібна допомога із налаштуванням Microsoft 365?

У Microsoft 365 є чимало функції, які допомагають заощаджувати час, зусилля та кошти. Потрібна допомога з їх налаштуванням? Зверніться до нас!