Найкорисніші функції VoIP для малого бізнесу

Ще якихось п’ять-шість років тому VoIP вважався «альтернативним» типом телефонної системи для бізнесу та не був широко поширеним. Пандемія змінила все, включно зі сприйняттям VoIP. Сьогодні телефонні системи, які функціонують через Інтернет, є не просто звичною справою. Це – одна з головних передумов забезпечення безперервної роботи бізнесу.

Протягом пандемії використання VoIP та відеоконференцій зросло більш ніж на 210%. Значною мірою це обумовлено переходом на віддалену роботу та гібридні офіси. Близько 67% компаній-респондентів зазначили, що перехід на VoIP допомагає краще керувати телефонією.

Отже, бізнес телефонія тепер не має прив’язки до фізичного місцезнаходження офісів, і це допомагає ефективно керувати бізнес процесами, до яких залучені розподілені команди.

Крім того, VoIP значно знижує операційні витрати. Ця технологія набагато дешевша у використанні, ніж стаціонарна телефонна система, те саме стосується і тарифних планів та вартості підключення нових номерів.

Крім очевидних переваг, VoIP має кілька корисних функцій для малого бізнесу, на які часто не звертають уваги.

А дарма. Ось деякі з них, завдяки яким можна підвищити продуктивність роботи та якість сервісу.

Автовідповідач-секретар.

У багатьох невеликих компаніях співробітник, що відповідає на телефонні дзвінки, також виконує й інші обов’язки. Завдяки роботизованому секретарю VoIP ви можете автоматизувати обробку вхідних дзвінків: це оптимізує завантаження вашого працівника та покращить сервіс для клієнтів.

Ви можете записати приємне привітання, дати абоненту можливість обрати потрібну функцію, приміром, «натиснути 1 для консультації щодо продажів», «натиснути 2 для зв’язку зі службою підтримки» тощо. Автовідповідач-секретар перенаправить вхідний дзвінок на потрібного клієнтові спеціаліста.

Віртуальний номер, або функція Find me

Близько 77% опитаних працівників назвали своїм фаворитом серед функціоналу VoIP можливість використовувати віртуальний номер телефону, який доступний з будь-якого пристрою. Це функція Find Me/Follow Me, яка дозволяє приймати вхідні дзвінки будь-де: у конференц-залі, вдома чи в дорозі, а також легко переадресовувати їх на інші пристрої, включно з мобільними та стаціонарними телефонами.

Музичний супровід режиму очікування

Здається, це – дрібниця, але насправді музичний супровід режиму очікування має неабияке значення для покращення клієнтського досвіду. Тільки погляньте на результати експерименту: дослідники спостерігали за реакцією абонентів, чиї виклики перебували в режимі очікування протягом однієї хвилини.

50% абонентів, чиї виклики знаходилися в режимі очікування в повній тиші, поклали слухавки.

13% абонентів, чий режим очікування супроводжувався музикою, завершили виклики.

Крім того, 45% абонентів з першої групи, які залишалися на зв’язку, вважали, що вони очікували на відповідь не 1 хвилину, а цілих 3 або навіть 5. Щодо абонентів з другої групи, 56% з них вважали, що перебувають у режимі очікування менше однієї хвилини. Отже, цей приклад наочно ілюструє наскільки активація лише однієї простої функції може змінити клієнтський досвід та покращити сервіс.

Відправлення голосової пошти на електронну в форматі тексту

Коли ви повертаєтеся з наради, прослуховування низки голосових повідомлень може бути не досить зручним. Перш, ніж визначити пріоритетні пропущені дзвінки, ви повинні прослухати усі голосові повідомлення. На щастя, існує функція транскрипції та відправлення голосових повідомлень на вашу електронну пошту в текстовому форматі. Ви можете швидко переглянути пропущені дзвінки та пріоритезувати їх.

Груповий виклик

Ця функція особливо корисна для роботи у невеликих командах. Ви можете телефонувати на групу номерів одночасно, допоки один з абонентів не відповість на дзвінок. Це дозволяє обмінятися інформацією миттєво, а не залишати повідомлення в чаті. Групові дзвінки надзвичайно ефективні для відділів продажу, бухгалтерій та служб клієнтської підтримки.

Звіт про дзвінки

Ще однією перевагою телефонних систем VoIP перед аналоговими є можливість отримувати звіти про дзвінки в режимі реального часу. Завдяки цій функції ви можете визначити години пікового навантаження на працівників або визначити, чи достатньо оперативно співробітники відповідають на дзвінки клієнтів. До того ж, ви можете автоматизувати ці звіти та отримувати їх регулярно.

Локальна підтримка

Коли ви обираєте провайдера VoIP телефонії, зверніть увагу на те, чи можете ви розраховувати на сервісну підтримку, якщо вона вам знадобиться. Деякі роботи з налаштування, оптимізації або встановлення програмного забезпечення неможливо зробити без візиту спеціаліста до вашого офісу. А оскільки надійна телефонія надзвичайно важлива для ефективного функціонування бізнесу, переконайтеся, що вам є на кого покластися.

Потрібна локальна підтримка VoIP систем?

Звертайтесь до нас! Широкий спектр сервісів та послуг з VoIP телефонії. Ми інтегруємо хмарну телефонну систему з вашим ІТ середовищем. Отримайте безкоштовну консультацію просто зараз.