5 фішок в Microsoft Outlook про які ви не знали

Ми не знаємо, скільки людей у світі починають свій день з кави, але понад 1,1 мільярда користувачів зранку відкривають Microsoft Outlook. Це найпопулярніша у світі платформа для електронного листування та організації командної роботи. Разом з тим, досить багато людей використовують лише базові функції та не мають уявлення про додаткові можливості програми. Зверніть увагу на ці п’ять порад, які допоможуть працювати в Microsoft Outlook ще ефективніше.

1. Заощаджуйте час за допомогою шаблонів електронних листів.

Якщо ви періодично надсилаєте ідентичні повідомлення, збережіть один із листів як шаблон. Ця опція доступна в меню Outlook Templates і дозволяє використовувати збережену форму для швидкого написання електронного листа. Ця фукція доступна через меню File – Save as, потім клікніть Items – Save as OFT (Outlook Template) та Select the User template, коли вам знадобиться саме ця форма.

2. Оберіть час для відправки електронного листа.

Якщо у вас є вільна хвилина на написання електронних листів, які ще не час надсилати, ви можете скористатися функцію відкладеної відправки. Вона дозволяє встановити час і дату відправлення для кожного з листів. Ця функція стане в нагоді, якщо ви плануєте тимчасово бути оффлайн, або йдете на довгу нараду. Напишіть листи, потім оберіть пункт меню Options, в якому ви побачите функцію Delay Delivery. Вам залишається лише встановити бажану дату та час відправлення, все інше зробить Outlook.

3. Вивчіть комбінації клавіш.

Використання комбінацій клавіш дозволяє заощадити час та не покладатися на мишу або тачпад. Найпоширенішими для Outlook є Ctrl + R, яка відкриває вікно відповіді на лист, Ctrl + Shift + M, для створення нового електроного листа, Ctrl + 1, для того, щоб відкрити вкладки електронної пошти, Ctrl + 2 для відкриття календаря тощо. Додаткові комбінації ви можете побачити над кнопками на панелі інструментів.

4. Використовуйте папку Focused.

Впорядкуйте численні електронні листи та простіше знаходьте потрібні повідомлення за допомогою папки Focused. Outlook автоматично сортуватиме ваші вхідні електронні листи, переносячи важливі повідомлення в папку Focused, а решту – до папки Others

5. Позначте адресата, щоб привернути його увагу.

Ви можете вказати ім’я особи, від якої ви хотіли б отримати відповідь. Просто додайте @ перед іменем одержувача, і Outlook Mentions надішле сповіщення про те, що цю особу запросили до переписки.

Слідкування за розвитком технологій допомагає бути продуктивними та максимально використовувати переваги прогресу. Переглядайте публікації у нашому блозі та відкривайте нові корисні функції популярних інструментів та додатків. А якщо вам знадобиться консультація продвинутого рівня щодо будь-яких ІТ-питань, звертайтеся до експертів Klik Ukraine Support, і ми вам допоможемо!