Корисні поради для наведення та підтримки ладу у спільному хмарному сховищі.

Хмарне сховище зробило справжню революцію у спільній роботі з документами: вам більше не потрібно пересилати їх електронною поштою або шукати колегу, який має останню версію файлу. В період з 2015 по 2022 роки відсоток глобальних корпоративних даних, що зберігаються в хмарі, подвоївся з 30% до 60%. Більшість організацій надають перевагу хмарним сховищам на кшталт OneDrive, Google Drive, Dropbox тощо.

Але, подібно до жорсткого диску будь-якого комп’ютера, хмарне сховище також може перетворитися на хаос. Файли зберігаються не в тому місці, дублюються, папки губляться…Коли співробітники працюють в єдиному хмарному просторі, важко організувати роботу. Існує ризик виникнення безладу, який знижуватиме продуктивність роботи. За різними даними, близько 50% офісних працівників витрачають більше часу на пошук файлів, ніж на власне роботу з ними.

Знайома проблема? Ми зібрали кілька дієвих порад, які допоможуть навести лад у вашому спільному хмарному сховищі та заощаджувати дорогоцінний робочий час.

Запровадьте єдину систему найменування папок з документами.

Ваші колеги можуть називати папки по різному: за галузями, іменами клієнтів, типами контрактів тощо. Знайти потрібний документ у подібному розмаїтті надзвичайно важко. Крім того, документи часто дублюються. Щоб уникнути цього, використовуйте універсальну структуру найменування папок, якої дотримуються всі члени вашої команди. Визначте ієрархію папок і назву кожного елемента. Наприклад, ви можете мати загальну папку під назвою «Відділи» та вкладати «Проекти» всередину. Так ви зменшите ризик дублювання файлів та полегшите процес пошуку потрібних документів.

Зберігайте файлову структуру на 2-3 папки «вглиб».

Якщо у вас забагато вкладених папок, пошук файлу може тривати занадто довго. Коли людям потрібно перейти на кілька папок «вглиб», це відбиває в них бажання зберігати файл у потрібному місці.

Щоб уникнути цієї проблеми, тримайте файлову структуру глибиною не більше двох-трьох папок. Це спрощує пошук файлів та підвищує зручність використання хмарного сховища.

Не створюйте окрему папку для менш ніж 10 файлів.

Що більше папок потрібно переглянути, щоб знайти потрібний документ, то більше часу це займає. Папки можуть швидко множитися по мірі того, як співробітники створюють нові файли та не знають, куди їх зберегти. Візьміть за правило не створювати папки для менш ніж 10 файлів: це дозволить уникнути неконтрольованого збільшення кількості папок з лише кількома файлами у кожній. Призначте адміністратора хмарного сховища, до якого за потреби можна звертатися з питаннями щодо коректного місця збереження файлів.

Популяризуйте правило «Присвячуйте час правильному зберіганню».

Сховище файлів швидко стане хаотичним, якщо співробітники зберігають файли просто у спільну папку. Чи часто ви самі відкладаєте на потім сортування файлів, приміром, на робочому столі?

Якщо ваша команда досить велика, проблема зростає в геометричній прогресії. Візьміть за правило знаходити час на правильне збереження документів. Це означає, що ваші колеги повинні витрачати додаткові кілька секунд на перенесення файлу до місця його постійного зберігання. Якщо ви використовуєте файлову структуру, яка складається всього з 2-3 папок, то всім буде легше її дотримуватися.

Використовуйте теги або кольори для полегшення пошуку.

Чимало хмарних файлових систем дозволяють використовувати кольорові теги для папок. За допомогою цього можна зробити папку чи групу папок миттєво впізнаваними. Це значно скорочує час пошуку. Наприклад, ви можете помітити всі папки, що стосуються продажів, зеленим кольором. Маркетингові папки можуть бути помаранчевими тощо. Мозок швидше встановлює зв’язок із темою, якщо ви дивитесь на колір, ніж коли читаєте текст.

Регулярно наводьте лад та архівуйте папки.

Сьогодні документи множаться зі швидкістю світла. І чим більше файлів ви додаєте до хмарного сховища, тим складніше в них розібратися та знайти те, що вам потрібно. Це правило стосується навіть добре організованого файлового сховища.

Не дозволяйте старим файлам ускладнювати пошук нових. Регулярно наводьте лад та архівуйте старі документи. Наприклад, раз на місяць зобов’яжіть адміністратора сховища видаляти всі непотрібні файли як-от, дублікати або чорнові версії документів.

У вас також має бути архів, у якому зберігатимуться усі старі файли.

Звертайтеся до нас по ефективні хмарні рішення.

Якщо ви незадоволені тим, як працює ваше хмарне сховище, або воно не відповідає вашим вимогам, звертайтеся до нас і ми допоможемо вам підібрати оптимальний варіант.