Примарні витрати: Чи платите ви за ліцензії Microsoft 365, якими ніхто не користується?

Microsoft 365 найчастіше є тією бізнес-витратою, які налаштовують раз …і на довший час. Адже співробітникам потрібна корпоративна пошта. Потрібен Teams. Word, Excel, SharePoint, OneDrive та інші інструменти. Тож ви купуєте ліцензії, видаєте їх команді і працюєте. Аж поки не приходить рахунок за продовження підписки. Тоді може з’ясуватися, що компанія досі платить за облікові записи людей, які звільнилися кілька місяців тому, за ліцензії з функціями, якими ніхто не користується, або за кілька інструментів, які фактично виконують одну й ту саму роботу.

А у 2026 році є ще одна причина уважніше придивитися до своїх ліцензій.

Microsoft запровадила глобальні зміни у ціноутворенні та пакетах для комерційних продуктів Microsoft 365, які набули чинності 1 липня 2026 року. Для чинних клієнтів поточні ціни, як правило, зберігаються до моменту продовження підписки, після чого застосовуватимуться оновлені тарифи. Microsoft також зазначає, що разом зі змінами до відповідних планів додаються нові можливості у сфері безпеки, ШI, зберігання даних та IT-управління. Фактична вартість залежить від продукту, країни, валюти та умов конкретної угоди. Тож зараз саме час поставити собі просте запитання: Чи отримує ваша компанія реальну користь від кожної ліцензії Microsoft 365, за яку ви платите?

Чому витрати на програмне забезпечення непомітно зростають

Витрати на технології рідко збільшуються за один день. Приходить новий співробітник — ви купуєте ще одну ліцензію. Хтось переходить на іншу посаду — йому підключають дорожчий тариф. Підряднику потрібен тимчасовий доступ. Співробітник звільняється, але ніхто не згадує про його ліцензію.

Минає півроку,  і в компанії вже десятки підписок, а ніхто точно не знає, хто за них відповідає, хто ними користується і навіщо їх узагалі купували.

Так програмне забезпечення поступово перетворюється на постійну витрату, яку майже ніхто не помічає.

Microsoft 365 — лише один із прикладів. Бізнеси часто одночасно платять за цілий набір цифрових інструментів:

• ліцензії Microsoft 365
• платформи для управління проєктами
• хмарні сховища
• інструменти для роботи з PDF та документами
• платформи для комунікації
• CRM-системи
• бухгалтерські програми
• рішення для кібербезпеки
• спеціалізоване програмне забезпечення для конкретної галузі

Окремо кожна підписка може здаватися цілком виправданою. Але разом вони можуть перетворитися на суттєві регулярні витрати.

Як непотрібні підписки продовжують залишатися активними

Один із найпростіших способів витрачати зайві гроші — вважати, що неактивний користувач автоматично означає неактивну підписку. Але це не так.

Коли співробітник перестає користуватися своїм обліковим записом, ліцензія може залишатися за ним доти, доки хтось не скасує її або не передасть іншому користувачеві. Те саме може стосуватися тимчасових працівників, підрядників, спільних облікових записів або співробітників, які перейшли на посади, де їм уже не потрібні ті самі інструменти.

Саме тому управління ліцензіями варто сприймати як постійний IT-процес, а не як завдання, до якого повертаються раз на рік.

Перегляд підписок – це не лише питання безпеки

Коли співробітник залишає компанію, припинити його доступ до корпоративних систем, звісно, важливо з погляду кібербезпеки. Але є ще одне питання, про яке часто забувають: Що відбувається з його обліковими записами?

Правильно організований процес звільнення або переходу на іншу позицію (offboarding) має передбачати відповіді щонайменше на кілька запитань:

• Чи закрито доступ користувача до корпоративних систем?
• Чи передано або збережено важливі робочі дані?
• Чи потрібна його підписка іншому співробітнику?
• Чи потрібен новому користувачеві такий самий набір функцій?
• Чи пов’язані з цією посадою інші підписки або програмні продукти?

Особливо важливо враховувати це, коли співробітники переходять з одного відділу в інший. 

Наприклад, працівнику могли надати дорожчий тариф, оскільки попередня посада вимагала певних функцій. Після переходу на іншу роль його потреби змінилися, але ніхто не переглянув рівень ліцензії. У результаті компанія продовжує платити за функціоналі, якими співробітник уже не користується.

Як у різних відділах з’являються дублікати інструментів

Ще одне джерело зайвих витрат на програмне забезпечення — дублювання. Зазвичай воно виникає не тому, що хтось ухвалив неправильне рішення. Просто різні відділи самостійно шукають рішення для своїх завдань.

Маркетинг обирає одну платформу для управління проєктами. Операційний відділ починає використовувати іншу. Відділ продажів підключає окремий інструмент для комунікації. І невдовзі компанія платить за кілька платформ, функції яких частково або навіть повністю перетинаються.

Тому перед придбанням нового застосунку варто поставити просте запитання: Чи маємо ми вже інструмент, який може виконувати це завдання?

Ось літературний, милозвучний та точний переклад українською мовою з дотриманням усіх ділових норм:

Зміни у Microsoft 365 у 2026 році

Оновлення цін та пакетних пропозицій Microsoft у 2026 році торкнулося широкого спектра комерційних продуктів Microsoft 365, зокрема тарифів Business Basic, Business Standard, Business Premium, Microsoft 365 Apps, а також різноманітних планів Enterprise та Frontline. Зміна цін набрала чинності 1 липня 2026 року, тоді як нові можливості впроваджуватимуться протягом усього року. Наприклад, згідно з опублікованими даними щодо корпоративних цін у США, вартість Microsoft 365 Business Basic зросла з 6 до 7 доларів США за користувача на місяць, а Business Standard — з 12,50 до 14 доларів США для планів із підтримкою Teams. У Microsoft зазначають, що ціни різняться залежно від країни та валюти, тому підприємствам варто перевіряти тарифну сітку, актуальну для їхнього ринку та корпоративної угоди.

Головна суть полягає не лише в тому, що Microsoft 365 стає дорожчим. Річ у тім, що дорожчає і кожна зайва ліцензія.

Що варто перевірити перед наступним продовженням передплати

Сформуйте чотири списки:

1. Залишити 

Ці ліцензії активно використовуються й чітко відповідають потребам бізнесу. 

2. Видалити

Це ліцензії, закріплені за колишніми працівниками, неактивними обліковими записами або користувачами, яким вони більше не потрібні.

3. Знизити рівень тарифу

Це активні користувачі, яким потрібен Microsoft 365, але немає потреби в усьому функціоналі їхнього поточного тарифного плану.

4. Дослідити

Це найскладніша категорія. Можливо, ніхто точно не знає, навіщо існує ця ліцензія. Можливо, два відділи використовують різні інструменти для однієї й тієї ж мети. Або ж користувачеві технічно необхідне це програмне забезпечення, але ніхто не перевіряв, чи є вигідніша альтернатива. Не видаляйте їх одразу — спершу з’ясуйте доцільність.

Створіть простий реєстр ліцензій

Для кожної підписки Microsoft 365 чи іншого важливого програмного забезпечення зафіксуйте такі дані:

Відповідальний	Хто має відповідати за передплату
Активні користувачі	Показує, чи справді використовується софт
Щомісячна або річна вартість	Вказує на реальний обсяг витрат
Дата продовження	Декларує час для ухвалення рішень до виникнення зобов’язань
Бізнес-мета	Запобігає появі передплат із серії «нікому не відомо, навіщо це нам»

Завдяки цьому ви матимете необхідну інформацію ще до настання дедлайну продовження передплати.

Не скорочуйте ліцензії автоматично

Проте оптимізація ліцензій не має зводитися до вилучення всього, що не використовується щодня. Деякі програми потрібні для рідкісних, але критично важливих завдань. Окремі функції безпеки, відповідності нормативним вимогам чи резервного копіювання можуть не демонструвати високої щоденної активності, проте залишатися життєво необхідними для компанії. Правильне запитання полягає не в тому: «Чи користується цим хтось щодня?» А в тому: «Чи потрібна бізнесу ця функція і чи є цей спосіб її забезпечення найдоцільнішим?»

Перетворіть управління ліцензіями на регулярну практику

Найгірший час для аудиту програмного забезпечення — це день перед продовженням передплати. Зробіть це частиною вашого планового обслуговування IT-інфраструктури.

Щоквартальний аудит допоможе вчасно виявити:

• звільнених працівників;
• зміни у посадових обов’язках;
• неактивні облікові записи;
• передплати, що дублюються;
• невикористовувані функції;
• наближення дат поновлення передплат;
• нове програмне забезпечення, придбане поза контролем IT-відділу.

Це також допомагає розв’язати іншу поширену проблему — появу програм, за які ніхто не відповідає.

Не впевнені, за що саме платить ваша компанія?

Команда Klik Solutions допоможе провести аудит вашого технологічного стека та програмного забезпечення ще до настання терміну поновлення угоди. Ми допоможемо з’ясувати, за що саме ви платите, хто цим користується, які інструменти дублюють один одного та де є можливість скоротити витрати без шкоди для продуктивності й безпеки.

Бажаєте провести ІТ-аудит? Зв’яжіться з Klik Solutions перед наступним поновленням передплати.

Поширені запитання